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關于印發《國家知識產權局專利代辦處管理規定》的通知

【字號 】 發布時間:2008年11月20日 打印本頁

各有關地方知識產權局、各專利代辦處:
現將《國家知識產權局專利代辦處管理規定》印發給你們,請遵照執行。
特此通知。

附:

1.《國家知識產權局專利代辦處收繳專利費用工作規程》
2.《國家知識產權局專利代辦處受理專利申請工作規程》
3.《國家知識產權局專利代辦處自動化系統專用軟件及數據管理辦法》

國家知識產權局專利代辦處管理規定

(二○○一年一月八日)

為了適應專利工作發展的需要,加強對國家知識產權局專利代辦處(以下稱代辦處)的管理,使專利代辦工作規范化、標準化和自動化,現作出以下規定。

一、代辦處是經國家知識產權局審核批準成立,由當地(省、直轄市)管理專利工作的部門直接管理的機構,其工作職能屬執行專利法的公務行為,有關專利費用收取及其補貼的財務管理由國家知識產權局規劃發展司負責指導監督,業務工作由國家知識產權局專利局初審及流程管理部負責指導監督。代辦處的主要任務是,受國家知識產權局委托,做好專利申請文件的受理和專利收費工作,并圍繞這一中心任務,開展宣傳普及專利法、專利知識,積極為申請人、發明人提供便捷的咨詢服務工作。代辦處的人員編制、經費等由地方自行解決。各管理專利工作的部門要進一步調動代辦處工作人員的積極性,依法做好受理專利申請、收繳專利費用的工作,及時掌握統計分析信息,溝通發明人、申請人與我局的聯系,熱心為廣大申請人、代理人服務。

二、代辦處的工作職責為受理專利申請(不包括受理涉外申請、PCT申請、分案申請、要求國內優先權申請和接收中間文件),審批費用減緩請求,收取專利申請費,收取專利年費(包括登記費和印花稅)及年費滯納金(不包括收取專利申請費和專利年費及年費滯納金以外的其它專利費用和涉外申請所有專利費用,但申請人在申請時與申請費同時繳納的除外)。代辦處負責完成受理的申請和收取的專利費用的數據采集和一校、二校工作。在保證數據正確無誤的情況下按規定的期限向國家知識產權局傳輸數據,郵寄文件和票據,并按規定及時上繳收取的專利費用。

三、代辦處要嚴格規范管理,各代辦處必須嚴格執行《國家知識產權局專利代辦處收繳專利費用工作規程》、《國家知識產權局專利代辦處受理專利申請工作規程》、《國家知識產權局專利代辦處自動化系統專用軟件及數據管理辦法》。在使用設備及系統時,嚴格按操作手冊運行使用,并自覺接受監督檢查,嚴重違反規程或發生重大差錯事故的,國家知識產權局有權停止該代辦處工作,進行整頓;情節嚴重的,則撤銷其受理、收費工作資格。

四、國家知識產權局和地方管理專利工作的部門要有計劃地培訓代辦處工作人員,以提高代辦處工作人員的業務素質和工作水平。各代辦處工作人員必須經國家知識產權局培訓合格發證后方可上崗工作,并在國家知識產權局初審及流程管理部登記備案。各代辦處工作人員應保持相對穩定。對嚴重違法或發生重大差錯的有關代辦處工作人員,國家知識產權局有權吊銷其上崗合格證,地方專利管理機關也應做出嚴肅的處理。

五、國家知識產權局每年向代辦處提供自動化費(構成補貼費用的一部分),作為購買設備的易損件、維修和通訊及打印紙等費用,受理申請量在5000件(含5000件)以下,自動化費為3萬元,受理申請量超過5000件的,每增加1000件,自動化費增加2000元。國家知識產權局根據代辦處受理的實用新型和外觀設計專利申請按25元/件,受理的發明專利申請按28元/件,收取的專利費用按3元/筆給予補貼。專利費用數據或票據出現差錯的,扣除其補貼費6元/筆,專利申請受理首采數據出現差錯的,扣除其補貼費50元/件。

申請文件和收費票據均應在受理的第二天寄往國家知識產權局,每遲寄一天扣除補貼費100元。

專利申請和收費數據必須在受理的第二天傳輸至國家知識產權局。非線路故障問題遲傳一天扣補貼費200元。

各代辦處每年應根據年度專利申請受理量和收費筆數計劃編制下年度代辦處補貼預算,并于當年九月底前報國家知識產權局規劃發展司。代辦處對其補貼費的使用與管理按國家知識產權局有關規定執行。

六、建立代辦處年會制度。各代辦處要定期向國家知識產權局報送年度工作總結和工作計劃。國家知識產權局每年召開一次代辦處工作年會,交流各代辦處工作經驗,協調解決有關工作問題,加強國家知識產權局與各代辦處之間的情況溝通,以不斷改進代辦處的工作。

七、本規定自發文之日起施行。原《中國專利局關于加強代辦處工作管理的意見》(國專發管字[1996]第132號)同時廢止。原代辦處補貼辦法停止執行。在此之前,實施自動化后受理和收費的補貼按上述規定處理。


附件1

國家知識產權局專利代辦處收繳專利費用工作規程

國家知識產權局專利代辦處(以下稱代辦處)受國家知識產權局的委托,依據專利法、專利法實施細則以及專利局第43號公告等有關規定,代國家知識產權局收取部分專利費用。收取的專利費用應在規定的時間內上繳國家知識產權局專利局收費處(以下稱收費處)。專利收費工作應遵照下列規定執行:

一、專利收費的職能范圍
(一)收取專利費用種類
國家知識產權局專利局根據工作需要,確定代辦處收取專利費用的種類如下:
1.三種專利申請費(發明專利申請含文印費)
2.專利申請附加費(說明書附加費、權利要求附加費)
3.發明專利請求實質審查費
4.專利登記費(含印花稅)
5.三種專利年費
6.三種專利年費的滯納金
7.專利恢復權利請求費
發明專利請求實質審查費與申請費同時交納、專利恢復權利請求費與申請費或年費同時繳納時,代辦處可以收;作為中間費用單獨繳納時,代辦處不予收取。
(二)專利收費對象
1.代辦處可以收取申請人(專利權人)或代理機構代理的涉內案專利費。
2.代辦處不得收取涉外專利或涉及PCT專利的專利費(涉外專利的專利費是指非中國籍的專利申請及港、澳、臺的法人專利申請的有關費用)。

二、專利費用收取程序
(一)接收專利費用的方式
代辦處可接收銀行、郵局匯寄,或到代辦處面交的專利費用。
(二)專利繳費日期的確定
專利繳費日應依據專利法、專利法實施細則及有關規定確定。
通過銀行匯款繳費時,銀行匯單中缺少必要繳費信息(申請號及費用種類),以代辦處收到正確繳費信息日為繳費日。
通過郵局匯款繳費時,郵局匯單中未寫明申請號(含申請號錯誤或申請號不完整)的專利匯款,代辦處可直接辦理退款,退款后不保留原匯款日。若匯款人在退單上補填信息后再次寄送代辦處時,應以匯單第二次寄出的郵戳日為繳費日。
(三)專利收費記帳
代辦處的專利收費,應使用由國家知識產權局專利局提供的計算機收費系統記帳(以下稱收費系統)。每日應建立面交、郵局、銀行記帳卷;工作需要時,可建立更正卷、轉帳卷、月末特殊憑證卷。系統在使用中應嚴格遵守"專利收費系統操作手冊"或相關說明的規定。
代辦處應將面交專利費用當日記帳;銀行、郵局匯寄的專利費用,繳費信息完整的應當日記帳,原則不超過次日(節假日、法定休息日除外)。
面交專利費用時,應請繳費人當面核實記帳數據。發現數據錯誤,應立即修改計算機中的相關數據,并重新打印收據,含有錯誤信息的收據應由代辦處收回作廢。當日面交收費結束后,應輸出面交數據復核單,依據繳費憑證檢驗復核單中的數據及收據號。發現數據錯誤,應立即修改計算機中的相關數據。修改后,由復核人員(不得是數據采集的同一人員)通過復核數據。必要時,應通知繳費人更換收據。
銀行或郵局匯款記帳后,應每日按卷號輸出數據復核單,依據繳費憑證檢驗復核單中的數據。發現數據錯誤,應立即修改計算機中的相關數據,修改后方可通過復核數據并批式打印收費收據。打印后需更改收據號時,可利用特殊憑證維護功能或相關說明修改收據號。
(四)專利收費收據的處理
收據第一聯(棕色)在記帳后,應按序排列,寄送收費處。
收據第二聯(黑色)在記帳后,面交或寄送給繳費人。寄送收據時,應采用掛號信函并記錄發函日期,以備查詢。
收據第三聯(紅色)在記帳后,按收據號排序寄送收費處。
收據第四聯(蘭色)在記帳后,與記帳憑證合訂一處,按序裝訂成帳本,供財務檢查或審計使用。
(五)繳費憑證
通過代辦處面交專利費用時,繳費人應按規定認真填寫繳費清單,以繳費清單為記帳憑證。
通過銀行匯款時,以銀行匯款單及匯款清單為記帳憑證。
通過郵局匯款時,由代辦處復印的郵局匯單(復印正面,必要時應復印匯單正、反兩面),以復印件為記帳憑證。

三、記帳更正
(一)記帳錯誤需更正的內容
記帳后發現因代辦處工作失誤造成的繳費日期、繳費金額、繳費名稱或申請號四項信息之一有誤時,應依職權予以更正。
(二)代辦處更正
記帳后發現上述錯誤,若收費數據及收據尚未轉交收費處,可由代辦處自行更正。
(三)收費處更正
記帳后發現上述錯誤,若數據已轉送收費處,但收費處未轉入CPMS主庫,代辦處應及時書面通知收費處相關工作人員予以更正。通知單應寫明需更正的內容,由代辦處負責人簽章,并附送屬代辦處工作失誤的證明材料。
(四)初審及流程管理部更正
記帳后發現上述錯誤,若數據已由收費處轉送CPMS主庫,代辦處應填寫失誤更正報告,送初審流程管理部綜合處予以更正。更正報告應附有屬代辦處工作失誤的證明材料。
(五)收據少開金額或多開金額的更正
發現收據少開金額的,應立即建一同性質的卷(銀行匯款建A卷,郵局匯款建B卷)輸機記帳后補開收據,并附送更正報告及證明材料。
發現收據多開金額的,代辦處應立即將失誤更正報告、證明材料及時報告收費處,收費處及時更正并開出沖款收據,收據第二聯寄交款人、第三聯轉流程室,第四聯復印,原件收費處記帳,復印件簽字蓋章后寄代辦處,代辦處憑復印件記帳。在相應科目做沖帳處理。

四、專利收費數據傳送及收據的轉送
(一)專利收費數據的傳送
代辦處當日記帳的數據,應在第二日利用網絡向收費處傳送(節假日、法定休息日除外),并確認數據傳送成功,若傳送失敗應再次傳送。傳送工作應遵照代辦處收費系統操作手冊的規定執行。因故不能傳送數據的,應當日上報收費處;未上報的,按無故延誤傳輸數據處理。
(二)專利收費數據傳送的記錄
數據傳送后,代辦處應有相應的書面記錄,內容包括:數據傳送日期、數據傳送量、數據憑證號范圍、數據傳送人的簽章,以備查詢。
(三)專利收費收據的轉送
代辦處當日打印的收據(含第一聯、第三聯),應在第二日以掛號形式寄送收費處,不得將多日收據合為一日寄送。寄送收據第一聯(棕色:存根),以連續紙形式按序排列;第三聯(紅色:送文檔),應以單頁形式按收據號順序排列。寄送時,應附匯總單一式兩份(應有相關人員簽字),收據使用情況表(日報表)一份。

五、向國家知識產權局轉交的專利費用
(一)結算
收費處每月依據接收代辦處的數據做出月結算單, 以傳真形式通知代辦處。
(二)匯款
代辦處接到月結算通知單后,應與相應月轉出的數據核對,復核無誤后,在一周內按月結算單通知的金額全額匯入收費處帳戶。代辦處應遵守月結算及匯款的規定,不得無故延遲匯款。收費處有關帳戶信息如下:
戶 名:國家知識產權局專利局
帳 號:0200010009014400518
開戶銀行:中國工商銀行北京市海淀支行北太平莊分理處
(三)重新結算
經代辦處核對,發現月結算單內容有誤時,應以傳真方式立即通知收費處,收費處在三日內應向代辦處發送正確月結算單,代辦處接到月結算單后,一周內向收費處匯款。
(四)專利費滋生利息
據國家財政部及國家知識產權局有關文件規定,由專利費用滋生的利息應全額上繳國家財政。代辦處獨立帳戶資金滋生的利息應上繳國家知識產權局(收費處代收),上繳時應附有書面說明,簡述利息滋生原因。
(五)專利費用的日報表、月報表
每日與收據一并向收費處報送下列三張報表:
1.日結單
2.匯總表1
3.匯總表2
每月第一個工作周向收費處報送下列三張報表:
1.科目余額表
2.應交局費用明細表
3.資產負債表

六、專利收費收據的使用及管理
(一)專利收費收據的領取及返回
代辦處領取的專利收費收據,應按順序使用。每日使用的收據第一聯(棕色)與第三聯(紅色),次日用同一信封掛號寄送收費處。
(二)作廢收據的處理
代辦處記帳后的收據因故作廢,應將收據第一聯至第四聯全部收齊并注明"作廢"字樣,與其他第一聯(棕色)收據一并按序排列,寄送收費處。收據匯總表應標明相應的作廢收據號。
(三)收據使用報表
代辦處應按規定報送"收據使用情況表報表"與"收據使用季報表"
1.收據使用情況表報表為每日記帳實際使用的收據量統計表。統計時,輸入使用(含作廢收據號在內)的啟始號與終止號。
2.收據使用季報表為每季度記帳實際使用的收據量統計表。統計方法同上,每季度第一個工作周報送收費處。
(四)收據用途
專利收費收據僅可用于專利收費,不得用于其它用途。

七、專利繳費憑證和記帳憑證的保存
專利繳費憑證與記帳憑證(收據第四聯)前后粘貼一處(收據在前,繳費憑證在后),裝訂成冊后由代辦處代為保存。以自然年計算,第二年的年末將前一年度成冊的帳簿由專人轉送收費處,轉送時應附相應的帳簿清單。

八、代辦處專利收費系統管理及使用
(一)收費系統的管理
收費系統的軟、硬件由國家知識產權局提供,代辦處負責使用管理。代辦處負責人對收費系統的安全及正確使用負責。收費系統應由一名代辦處工作人員操作,該工作人員應具有計算機專業學歷(或相近專業學歷)。
(二)收費系統的工作范圍
收費系統僅用于代辦處專利收費,不得用于其它工作范圍,不得向代辦處以外的任何單位或個人提供收費數據及收費系統軟件。
(三)數據備份及系統的恢復
代辦處操作人員每日應對收費系統的收費數據備份并妥善保存備份資料。當系統崩饋時,操作人員因應立即通知收費處,由代辦處系統操作員根據恢復手冊指導內容,重新安裝系統,收費數據由代辦處利用本地備份數據盤恢復;謴瓦^程應有相應的書面記錄,以書面報告形式報送初審及流程管理部綜合處。
(四)收費系統的軟件維護與更新
代辦處收費系統軟件的維護與更新由國家知識產權局專利局統一安排。

九、附則
(一)各代辦處應設置獨立銀行帳戶、帳號,不得委托當地專利管理機關財務部門代管。獨立帳戶僅能收取專利費用,帳戶內資金的支出方向為專利局收費處。
(二)專利收費的工作應由持上崗證的代辦處工作人員執行,工作人員對專利收費數據負有保密的義務,泄密者將承擔相應法律責任,對代辦處將處以人民幣20000元以下的罰款。
(三)專利收費標準和種類必須嚴格遵照國家知識產權局專利局的規定執行,不應超范圍收費,不得在專利費過程中收取任何手續費。收取的專利費用應按期如數上繳,不得擅自挪用、滯留。擅自挪用、滯留應上繳專利費的,將扣除代辦處當年的20%作為罰款。
(四)因代辦處工作失誤,需由初審及流程管理部更正數據時,每更正一申請號數據,對代辦處將處以人民幣6元的罰款。
(五)代辦處無故延誤專利收費數據的傳輸或未按規定時間寄送收據,每滯后一日,對代辦處將處以人民幣200元的罰款。
(六)代辦處應遵守國家及國家知識產權局制定的有關法規,依法行政。未經批準,不得擅自停止或改變代辦處的工作職能。
嚴重違反本規定的,國家知識產權局將責令其停止業務工作并整頓,直至撤銷專利收費工作職能。

附件2

國家知識產權局專利代辦處受理專利申請工作規程

國家知識產權局專利代辦處(以下稱代辦處)受國家知識產權局的委托,依照專利法、專利法實施細則的有關規定,受理專利申請文件時,應遵守下列規定:

一、專利受理的職能范圍
(一)接收的文件對象和種類
1.接收國內單位或個人面交或寄交的發明、實用新型、外觀設計三種專利申請文件。
2.接收港、澳、臺居民個人通過國內專利代理機構代理的發明、實用新型、外觀設計三種專利申請文件。
3.不接收境外申請人直接遞交或通過涉外代理機構遞交的申請文件。
4.不接收PCT申請。
5.不接收分案申請和要求優先權聲明的專利申請文件。
申請人面交要求優先權聲明的專利申請和分案申請的,代辦處應當通知其用掛號信函的方式直接寄交專利局受理處。
代辦處收到申請人寄交的要求優先權聲明的專利申請和分案申請,應在請求書左上角加蓋代辦處收到日期戳,注明掛號號碼,連同原始信封轉寄專利局受理處。
6.不接收申請人遞交的中間文件。
(二)受理審核的內容
代辦處受國家知識產權局委托依照專利法和專利法實施細則的有關規定對接收的專利申請文件進行審查。確定申請日、給予申請號。對申請人提交的"費用減緩請求書"進行審批,確定準予減緩的標準,發出通知書(通知書類別如下)。
1.對于符合受理條件但沒提交"費用減緩請求書"的專利申請,代辦處應當向申請人發出專利申請受理通知書、費用繳納通知書。
2.對于不符合受理條件的專利申請代辦處應當向申請人發出不受理通知書。
3.對于符合受理條件并提交了"費用減緩請求書",并且符合費減規定的,代辦處應當作出費減審批,確定準予減緩的標準,并向申請人發出專利申請受理通知書和費用減緩審批通知書。
4.對于符合受理條件但不符合費減規定的專利申請,代辦處應當向申請人發出專利申請受理通知書和費用減緩審批通知書(通知書中注明了不能費減的原因和應繳費的期限和數額)。
(三)日常工作的職能
1.受理面交、寄交的新申請
2.對受理的新申請進行數據采集。
3.每天按時寄送、傳送申請文件和申請數據。

二、受理專利申請文件的程序

(一)申請日的確定與費用減緩的審批
1.接收專利申請文件的方式
代辦處可接收郵局郵寄或到代辦處面交的專利申請。
2.申請日的確定
專利申請文件的申請日(遞交日)應依據專利法、專利法實施細則的有關規定確定。
注:申請人郵寄的申請文件以寄出的郵戳日為遞交日(申請日),面交的申請文件以面交日為遞交日(申請日)。代辦處工作人員將申請日記錄在請求書規定的位置上。信封上寄出的郵戳日不清晰的,以代辦處收到日為申請日,在請求書左上角記載"郵戳不清"并將信封夾入申請文件。
3.費用減緩的審批
代辦處對申請人提交的"費用減緩請求書"進行審批。審批內容如下:
(1)費用減緩請求書上的請求人應與請求書上的申請人一致,并應有當事人簽章,否則不予審批。
(2)職務發明請求減緩費用必須出具上級主管部門的證明。證明中,應當說明請求減緩的單位是企業、事業還是機關、團體,是企業的應說明盈虧情況,非企業的應當說明其經濟困難情況。
(3)申請人在文件清單欄中表示有費用減緩請求書,但實際并未提交此文件,應蓋"不同意減緩"章,其理由是"未按規定格式提出費用減緩請求"(代碼是3),并修改文件清單上的記錄。
(二)面交新申請的受理
1.審查、核查面交新申請文件
(1)核實申請文件所屬類別是否與專利請求書的類別(發明、實用新型、外觀設計)一致。
(2)依照專利法實施細則的有關規定,按確定的申請類別審查申請文件是否符合受理條件。
對于不符合受理條件的,應告知申請人予以更正,申請人當時不能更正的不予受理,退回文件,應申請人的要求可出具不受理通知書,但不在申請文件上作出任何標記。
(3)按專利申請請求書上的文件清單核實申請文件的份數、頁數。核查兩份申請文件是否完全一致。
實際數量與填寫不符的,告知申請人予以更正。
(4)審核請求書各欄目的內容是否填寫準確,有無漏填項目。
審查人員不能隨意增加或減少請求書上的內容,修改內容僅限請求書的文件清單項和申請人地址的省名項,修改更正時要使用修改符號,以便保留原始數據。
(5)對申請人提交的"費用減緩請求書"進行審批。
2.面交申請文件的整理
(1)面交申請文件紙件的整理
①將符合受理條件的專利申請文件分為一式兩套,第一套作為電子掃描文件,第二套作為文檔文件。兩套文件按規定順序排列。
按專利法規定的申請文件應一式兩份,申請人只提交一份的,受理人員應請申請人重新復印一份。
申請人提交的文件一式兩份的,只在電子掃描件中存入一份;只有一份的,文件應全部存入電子掃描件。
不同申請人提交的費減請求書、代理人請求書等應屬不同文件,需按上述方式存入電子掃描件。
外觀設計專利申請,應將彩色圖或照片存入電子掃描文件。
文檔文件排列順序應與第一套相同。
②根據專利申請類別給出申請號,作為電子掃描件的第一套文件貼條碼型貼條,另一套貼號碼型貼條。
(2)在申請文件上加蓋公章
①在第一套文件請求書的左上角蓋代辦處收到日期戳和"面交"章,在文件核實欄蓋"核實章"。
②在專利請求書規定位置上記錄申請日。
③有費減請求的,在兩份請求書相應的欄目內加蓋減緩比例章或"不同意減緩"章及理由代碼。
以上工作完結后將貼有條碼型貼條的請求書送去采集。
(3)申請文件編頁碼
①為建立紙件文檔及電子掃描文檔,防止文件丟失,三種專利申請文件均應只對第一套文件按順序逐頁編頁碼。
標準格式請求書按2頁編頁碼,有附頁的,按3頁起編碼。申請文件中有兩面使用的,按兩頁計算(窗口遞交的應退回申請人更正為單面使用)。
除申請專利應提交的必要文件外,凡裝訂成冊的證明類文件只算作一頁。
有相互關聯的文件應放在一起,如費用減緩證明應放在費用減緩請求書的后面,實審參考資料應放在實審請求書的后面,并順序編頁。
數據采集后打印的"受理通知書","費用減緩審批通知書"或"繳費通知書"(無費減的打印此通知),校對單放在第一套申請文件后面,也應順序編頁,校對單上所編號碼數,即為該申請文件的總頁數。
②編寫頁碼的數字應書寫清楚,數字應連續,如編寫錯誤,應用涂改液修改后重編,不得隨意涂抹。頁碼標注在文件右上角處。
(二)寄交新申請的受理
1.審查、核查寄交新申請文件
(1)核實申請文件所屬類別是否與專利請求書的類別(發明、實用新型、外觀設計)一致。
(2)按照專利法實施細則的有關規定,審查申請文件是否符合受理條件。對于不符合受理條件的專利申請,作出"不受理通知書",說明不受理的理由,申請文件隨同不受理通知書掛號寄回,不受理通知書副本存檔保留三年。
(3)審核請求書各欄目的內容是否填寫準確,有無漏填項目。
注意:審查人員不能隨意增加或減少請求書上的內容,修改內容僅限請求書的文件清單項和申請人地址的省名項,修改更正時要使用修改符號,以便保留原始數據。
(4)對申請人提交的"費用減緩請求書"進行審批。
2.寄交申請文件的整理
(1)寄交申請文件紙件的整理
寄交申請文件紙件的整理規則與面交申請文件紙件的整理規則相同。
(2)在寄交申請文件上加蓋公章
①在第一套文件請求書的左上角蓋代辦處收到日期戳和"寄交"章,將寄交信函的掛號號碼登記在第一套文件請求書的左上角,文件核實欄蓋"核實章"。
(記錄掛號號碼應先記錄地名的前兩個漢字,再記錄阿拉伯數字,地名多于兩個漢字的部分不記錄,特快專遞記錄前4位阿拉伯數字及最后兩位英文字母,如****CN。)
②在專利請求書規定位置上記錄申請日。
③有費減請求的,在兩份請求書相應的欄目內加蓋減緩比例章或"不同意減緩"章及理由代碼。
(3)申請文件編頁碼
申請文件編頁碼與面交申請文件編頁碼相同。
以上工作完結后將貼有條碼型貼條的請求書送去采集。
(三)數據采集
面交或寄交申請,將第一套文件中的請求書交采集人員錄入。錄入人員將請求書上的著錄項目及清單進行首次逐項數據采集,如寄交文件較多,可采取批處理方式。
1.按專利請求書中類別 ,輸入(確定)專利申請類別代碼后再輸入申請號及其他事項,費減代碼,應按請求書上的記載準確錄入。
2.錄入數據要嚴格依據專利請求書(包括修改后)及其附頁清單中的原始記錄,不得主動填加任何信息內容,發現明顯錯誤的,應退還受理人員更正紙件請求書后,方可繼續輸入數據。
3.除數據完全一致外,不得采用F4存盤方式。采用 F4存盤方式的,要將全部數據重新屏校一遍。
4.采集完一件申請后,必需按下F2鍵,予以保存和清屏,未按存儲鍵嚴禁采集下一個申請。
5.采集中遇有個別文字打不出時要輸入相應字節的"星號"供受理人員發現及手寫修改通知書中的相應文字。
6.采集掛號號碼時,應先采集地名前兩個漢字,再輸入阿拉伯數碼,地名多于兩個漢字部分不予采集,特快專遞錄入前四位阿拉伯數字及最后兩位英文字母,如××××CN。
(四)數據的校對
1.依據請求書對首采校對單的數據逐項校對,錯采、漏采的項目應重新核對。屬受理審核缺陷,修改請求書及清單記錄。屬采集錄入錯誤,修改校對單記錄。確認正確后重新采集。
2.打印的繳費通知書上的繳費數額、繳費期限應認真核對,防止出現重大差錯。
3.校對單的右下角加蓋受理人員名章。
注:在完成文件整理,數據傳輸前,應對申請數據進行兩次校對,一是在首采后,要進行屏幕校對,二是在打出校對單后,再次進行校對,以確保數據的完整,準確。

三、數據傳輸與文件的轉送
(一)數據傳輸與文件的轉送步驟
1.當天的申請紙件文件與當天電子數據通過掃描申請號進行核對,核對無誤后,打印核對清單。
2.紙件與電子數據核對后,紙件文件裝袋、進行數據備份。
3.第一天采集的申請數據備份后應于第二天按規定傳輸時間段發送,發送后打印數據發送清單。
4.申請文件的紙件文件應于數據發送的當天或第二天寄出。
(二)數據傳輸與文件的轉送規則
1.電子數據發送后打印的發送清單應一式兩份,一份在代辦處留存,另一份隨紙件文件寄送專利局。
2.寄送紙件文件的數量、類型應與傳輸的電子數據相一致。
3.紙件文件的郵寄清單上應注明文件類別、文件數量、經辦人姓名、裝包日期等內容。
4.紙件郵寄清單一式兩份,隨申請文件送受理處一份,代辦處留存一份。
5.寄送的申請文件的紙件應與發送清單、紙件郵寄清單放在一起,不可與其他文件、費用單據混裝。
6.郵寄新申請文件時,必須使用掛號信函方式,不得使用包裹方式。對一次郵寄的多批郵件,應在郵件封面清楚地注明采集批號及郵件編號。如(Dxxxx第x 共x)。
7.寄送、發送周期以日為單位計算(即第一天采集的申請數據第二天發送),要確保申請文件和申請數據按時遞交或傳送。
8.每天無論錄入幾個批次(允許多批一次傳輸),均不允許一天之內多次傳輸同一批或不同批次的數據。
9.當天沒有受理新申請,第二天應向受理處通告,代辦處該天傳輸件數為"0"。如傳輸過程遇特殊情況(如停電或機器故障)應與受理處聯系。
10.電子數據的發送和紙件文件的寄送應指定專人負責,要確保電子數據和紙件文件的安全、準確、穩定,不發生丟失或泄密事件。

四、錯誤更正程序
(一)數據已傳輸、紙件尚未寄出時,代辦處發現文件處理有錯誤,應立即用傳真件通知受理處,將錯誤的內容告知,并應同時修改紙件,更正本地數據庫內容。由受理處負責修改已傳輸的數據。
(二)數據已傳輸、紙件也已寄出時,應通知受理處發現錯誤的申請號及錯誤的內容,由受理處修改紙件內容與數據,并作差錯記錄。
(三)受理處接收文件,并將數據文件裝庫后又發現的錯誤按下列程序辦理:
1.著錄項目的修改,由受理處更改紙件上的內容,并以修改更正方式通知申請人。
2.申請日確定錯誤的更正,應由代辦處提供申請人寄交文件的郵局憑證,經受理處核實后,修改紙件及數據,并通知申請人。
3.申請類別錯誤或使用申請號錯誤,由受理處向部領導提出修改更正報告經批準后,更正類別錯誤,同時通知代辦處寫出更正錯誤報告,由經辦人寫明出現錯誤的原因,并由代辦處負責人簽署意見,報部審批后,由綜合處備案。
4.費用減緩審批出現錯誤的更正
(1)由受理處核對原確定減緩的比例,并修改費減標記。
(2)通知申請人更正減緩比例,并按正確的比例交納申請費用。
(3)更正減緩比例的通知應存入文檔一份。

五、申請號的領取及返回
專利申請號領取應有專門的記錄,在受理工作中,申請號應按流水順序使用,因故作廢的申請號應有記載并盡可能將廢號條收齊保存。年底應將未使用申請號退回,并報送申請號使用情況表。每年年初,舊的申請號應于元月1日停止使用,申請日為前一年度的寄交申請,蓋代辦處收到日期戳,將文件與信封一同轉寄專利局受理處。

六、代辦處受理系統的管理及使用
(一)代辦處受理系統的管理
1.代辦處受理系統的軟、硬件由國家知識產權局提供,代辦處負責使用管理。代辦處負責人對受理系統的安全及正確使用負責。
2.受理系統應由一名代辦處工作人員操作,該工作人員應具有計算機專業學歷(或相近專業學歷)。
(二)受理系統的工作范圍
代辦處受理系統僅用于新申請的數據采集,不得用于其它工作范圍,不得向代辦處以外的任何單位或個人提供受理數據和受理系統軟件。
(三)受理數據備份及系統恢復
1.代辦處操作人員每日應對受理系統的受理數據進行備份。
2.數據備份采用軟盤備份和硬盤備份,妥善保存備份資料,定期將備份數據裝入備用機。
3.當系統出現問題時,代辦處操作人員因立即通知受理處,并應由代辦處系統操作員根據系統恢復手冊的指導內容,重新安裝系統,受理數據由代辦處利用本地備份數據盤恢復;謴瓦^程應有相應的書面記錄,以書面報告形式報送初審及流程管理部綜合處。
(四)代辦處受理系統的軟件維護與更新
代辦處受理系統的軟件維護與更新由國家知識產權局專利局匯同信息中心統一安排。

七、業務質量的管理
(一)各代辦處應大力加強業務質量管理工作,認真執行"嚴格執法,按章辦事"的方針,嚴格遵守受理工作的辦事規程。
(二)各代辦處應建立健全業務質量管理制度,建立個人業務質量工作檔案,定期對本處的業務質量進行檢查,考核。
(三)初審及流程管理部有關處室參與年檢工作,每年進行不定期的質量檢查,檢查情況作為評選優秀代辦處的一項重要內容。
(四)建立差錯事故的登記、更正制度。凡由我局審查發現的代辦處中錯以上的失誤,將由初審及流程管理部向有關代辦處發出失誤通知。
(五)因代辦處工作失誤,造成大錯,需由初審及流程管理部更正數據時,一件大錯,對代辦處將處以人民幣50元以下罰款。
大錯的情形是指:
1.不符合受理條件的專利申請被受理的;
2.申請類別確定錯誤或給出錯誤申請號的;
3.費用減緩漏批,減緩比例錯批造成費用交納錯誤的;
4.因失誤申請文件長時間未作處理,造成申請人無法在規定期限內交納費用的;
5.申請文件核實不準確,造成實際所交文件與填寫數量不一致的。
(六)代辦處無故延誤專利申請數據和文件的傳輸,專利申請文件每滯后一日,對代辦處將處以人民幣100元以下罰款。專利申請數據每滯后一日,對代辦處將處以人民幣200元以下罰款。

八、附則
(一)專利受理工作應由持上崗證的代辦處工作人員執行,工作人員對專利受理的數據負有保密的義務,泄密者將承擔法律責任,對代辦處將處以人民幣20000元以下罰款。
(二)不得在專利受理過程中收取任何手續費。
(三)凡因代辦處失誤引發的行政訴訟,法院裁決我局賠償的,其賠償費從代辦處的勞務費中扣除。
(四)凡代辦處違紀或以業務失誤為借口的違紀行為,由我局紀檢部門處理。
(五)代辦處應遵守國家及國家知識產權局制定的有關規定,依法行政。未經批準,不得停止或改變代辦處工作職能。
(六)嚴重違反本規定的,國家知識產權局將責令其停止工作整頓,直至撤銷專利受理工作職能。

 

附件3

國家知識產權局專利代辦處自動化系統專用軟件及數據管理辦法


一、關于代辦處自動化系統、專用軟件及數據管理的規定
(一)為加強自動化設備及網絡的管理,保證其日常運行和數據安全,特制定本規定。
(二)本規定所稱的自動化設備(以下稱設備)是指國家知識產權局為各代辦處一次性配置的計算機主機、顯示器、鼠標、鍵盤、調制解調器、集線器、條碼閱讀器、打印機等硬件設備及其附件。計算機設備及其附件,還包括機器內安裝的各種系統軟件、通訊軟件和應用軟件。其所有權屬于國家知識產權局,配置該設備的代辦處有使用權,其它任何單位和個人均無權調動、使用該設備。
設備從代辦處的調出及報廢,由國家知識產權局決定,其它任何單位和個人均無權處理該設備。
(三)各代辦處應為配置的設備,安排足夠的空間,合適的環境,安全的地點安置,以保證設備及系統的正常運行和安全。
(四)各代辦處配置的設備,均應定點定人保管使用。任何人不得使用該設備從事和本職工作無關的業務,也不得讓其他人員使用該設備。
(五)對于各代辦處所配設備,要保證已安裝的應用程序和通信程序的正常運行,不得更改或刪除;不得與地方上檢索或管理系統聯網,未經允許不準修改、添加配置和相應程序;不得在數據通訊系統上發送與正常業務無關的文件。
(六)各代辦處所配置的自動化系統的軟件版權歸國家知識產權局所有。各代辦處只能使用,并保證軟件不向外泄漏。
(七)用戶不得擅自打開設備的機箱,不得擅自增減或改動硬件配置,不得在計算機內安裝游戲軟件或其它與業務工作無關的軟件。
(八)代辦處數據資源屬于保密范圍,是國家知識產權局的國有資產,為加強數據資源的管理,保證其安全可靠和正常使用,未經許可,任何人不得向外擴散或用于本職工作以外的其他用途。
(九)數據資源的采集、修改、更新、維護和使用以分級授權方式管理。被授權的人員在自己的權限范圍內應按照有關規定對數據進行處理或使用,并保持數據的準確、完整和安全。
(十)任何人不得超出權限范圍處理或使用數據資源,也不得以任何方式擅自將數據資源提供或出示給非授權人員,否則以違反專利法規定處理。
(十一)用戶要愛護設備,不得帶電插拔設備連接件,不得讓液體或其它雜物掉落入鍵盤或機箱內;應保證設備的通風孔和顯示器的散熱孔不被堵塞或覆蓋。
(十二)計算機所用各類耗材:軟盤、硒鼓、鼠標、鍵盤、復印紙、打印紙等各類耗材,由各代辦處自行解決。
(十三)各代辦處的使用人員要經常對設備進行維護保養,經常查毒、殺毒。如果設備發生問題要及時進行維修不得帶病作業,維修費用由各代辦處自行解決。
如有重大事故要立即通知我部綜合處備案(電話:010-62093388),并寫出事故報告。
(十四)對違反規定的,視情況請該代辦處的主管局對責任人進行批評教育或行政處分。對違反規定而造成設備出現事故或故障的,由責任人承擔部分或全部維修費用(包括維修工時費)。
(十五)對違反規定泄露數據機密,將依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家知識產權局保密的有關規定,追究當事人的責任并視情節輕重予以處罰。
(十六)對違反規定增加硬件的,則沒收所增加的硬件,對責任人進行批評教育。拆除或更改硬件的,除按所拆除或更改部分的價值處罰外,由主管局視情況對責任人進行批評教育或行政處分。
(十七)專利局對各代辦處的設備使用和運行情況每年要進行年檢,對嚴重違反本規定的將予處理。

二、關于添加、修改自動化系統數據的規定
為了使代辦處自動化系統中專利代理機構數據隨著代理機構體制改革和注冊變更而及時更新,并確保數據的正確和有利于數據庫的維護,現對添加、修改自動化系統數據作以下規定:
(一)進行專利代理機構數據添加、修改的范圍包括:專利代理機構名稱或地址、郵編以及代碼的注冊變更、新成立專利代理機構、撤銷專利代理機構。
(二)當專利代理機構注冊變更生效后,由國家知識產權局向代辦處發出修改數據通知書。
(三)代辦處應在接到國家知識產權局修改數據通知書后,按通知書的要求以及修改數據的操作規程對有關數據進行修改,代辦處不得擅自修改自動化系統數據,因擅自修改數據出現的法律后果,由代辦處負責。(四)代辦處應設專人負責修改數據,并在收到國家知識產權局修改數據通知之日起2日內完成修改。




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